Mancher Auftraggeber weiß gar nicht, dass er zur Durchführung eines Vergabeverfahren verpflichtet sein könnte. Dazu zählen zunächst öffentliche Auftraggeber mit den Gebietskörperschaften sowie deren Sondervermögen, aber auch andere juristische Personen des öffentlichen und des privaten Rechts und deren Verbände. Aufpassen sollten juristische Personen, wenn sie für Tiefbaumaßnahmen, für die Errichtung von Krankenhäusern, Sport-, Erholungs- oder Freizeiteinrichtungen, Schul-, Hochschul- oder Verwaltungsgebäuden oder für damit in Verbindung stehende Dienstleistungen und Wettbewerbe von sonstigen öffentlichen Auftraggebern Mittel erhalten, mit denen diese Vorhaben zu mehr als 50 Prozent subventioniert werden.
Auftraggeber müssen sich als ausschreibende Stellen Gedanken über den Inhalt der erwarteten Leistung machen, den Bedarf ermitteln und die Vergabeunterlagen erstellen. Es ist ein Beschaffungsziel zu definieren, eine mögliche Aufteilung in ein Einzellos oder mehrere Teillose zu prüfen. Die Nutzungsdauer ist zu ermitteln. Neben der Leistungsbeschreibung sind dabei auch gesetzliche Anforderungen beispielsweise an die Eignung oder Genehmigungen, aber auch der Datenschutz und die Vertragsgestaltung sorgfältig zu bearbeiten. Auch die Anforderungen an die Cybersicherheit sind zu beachten. Letztlich muss das Angebot der Bieter einem Ist-Soll-Vergleich standhalten. Je besser das Soll definiert ist, desto einfacher die Prüfung.
Vor allem bei neuen Technologien beispielsweise im Bereich Logistik, Leitstelle, IT mit KI und Medizin gilt es, die gesetzlichen Vorgaben einzuhalten und die richtigen vertraglichen Formulierungen zu finden. Die Vergabe von IT-Projekten bringt noch einmal besondere Anforderungen und eine weitere Komplexität ins Spiel. So hat die Beschaffung von Hardware und Software wie Cloud-und Web-Lösungen, aber auch deren Wartung und zusätzlicher Dienstleistung ihre Eigenarten. Dies gilt mitunter für eine produktneutrale Leistungsbeschreibung. Es gilt Besonderheiten bei Teststellungen wie auch die aktuellen EVB-IT zu kennen. Datenschutz und Cybersicherheit sind noch einmal eine Nummer für sich.
Danach müssen sich Auftraggeber an formal genauestens strukturierte und verbindliche Abläufe halten. Das erfordert sorgfältiges Arbeiten, selbst wenn hierfür die Zeit fehlt. Zwar können manche unklaren oder fehlenden Sachverhalte im Rahmen von Nachfragen und Rügen der Bieter geklärt werden. Manche Fehler dagegen führen automatisch und unwiderruflich zum Ausschluss. Dabei gilt es, knappe Fristen einzuhalten.
Schließlich sind die Angebote auf formelle Mängel zu prüfen, die Angebote zu werten. Eine Rolle spielt auch die Prüfung der Auskömmlichkeit des Angebots, dessen Wirtschaftlichkeit und etwaiger Nebenangebote. Nicht erfolgreiche Bieter sind zu informieren. Und dann ist natürlich noch der Zuschlag zu erteilen.
Bieter im Vergabeverfahren
Aber auch Bieter müssen sich für das Vergabeverfahren wappnen. Sie müssen prüfen, ob sie an dem Verfahren überhaupt teilnehmen können und wollen, die Leistungsbeschreibung, die persönliche Eignung und den Vertragsinhalt genau prüfen. Ebenso ist bei der Abgabe des Angebots Sorgfalt unumgänglich. Nicht selten mangelt es den Angeboten an einfachsten Formalien, beispielsweise der Abgabe gegenteiliger AGB.
Checkliste Vergabe
Im Wesentlichen verlaufen Vergabeverfahren dabei wie folgt:
1. Ermittlung des Bedarfs
2. Erstellung der Vergabeunterlagen einschließlich einer möglichst genauen Leistungsbeschreibung, der Vertragsbedingungen und weitergehenden Informationen
3. Festlegung der Vergabeart
4. Bekanntmachung der Ausschreibung
5. Bieterfragen, Rügen
6. Anfordern / Versand der Vergabeunterlagen
7. Angebotsabgabe
8. Verwahrung und Öffnung der eingegangenen Angebote
9. Prüfen der Angebote
10. Wertung der Angebote
11. Zuschlag oder Aufhebung
12. Information an die anderen Bieter
13. Dokumentation der Vergabe
Rechtsanwälte können Auftraggeber und Bieter vielfältig unterstützen. Das fängt bereits bei der Frage nach dem „Ob“ und dem „Wie“ des Vergabeverfahrens ab. Aber auch bei der Vertragsgestaltung und der Prüfung der rechtlichen Voraussetzungen bietet sich anwaltliche Unterstützung an. Gleiches gilt für den Bieter, der die Vergabeunterlagen korrekt deuten sollte. Formelle Anforderungen führen auf beiden Seiten ebenfalls nicht selten zu Problemen, die mit rechtzeitiger anwaltlicher Hilfe vermeidbar wären. Spätestens bei der Formulierung von Rügen und im Vergabenachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer bzw. den Gerichten ist anwaltliche Vertretung sinnvoll.
Rechtsanwälte im Vergabeverfahren
Aufgrund der Komplexität eines Vergabeverfahrens bietet sich das Engagement mehrerer Fachrichtungen und Fachanwälte an. So unterstützen wir mit Rechtsanwältin Kristin Kirsch, LL.M. Legal Tech als Fachanwältin für IT-Recht und Dr. Andreas Staufer als Fachanwalt im IT-Recht und Medizinrecht. Zu unseren Schwerpunkten
zählen das Recht neuer Technologien, der Datenschutz und das Recht der nicht-polizeilichen Gefahrenabwehr mit Rettungsdienst. Im Bereich des Vergaberechts kooperieren wir mit Rechtsanwälten mit besonderem Schwerpunkt auf Vergaberecht.
Kooperation (Vergaberecht)
Rechtsanwalt Dominik Kraft, München
